Förhandlingschefen informerar: Att tänka på som arbetsgivare under sommaren
Vår förhandlingschef Henrik van Rijswijk vill i veckans artikel påminna om att det finns en del att tänka på i personalhänseende under sommarperioden, när många har semester och verksamheten vid företagen kanske ser lite annorlunda ut än under resten av året.
Henrik van Rijswijk:
I den här artikeln går jag igenom fyra olika personalfrågor som kan dyka upp i samband med sommarperioden:
- Sjuk under semester
- Återkommer inte efter ledighet
- Schemaändringar under sommaren
- Semestervikarier
Sjuk under semester
Ibland får jag frågan om man verkligen kan vara sjukskriven under sin överenskomna semesterledighetsperiod. Svaret är både ja och nej. Självfallet kan en medarbetare insjukna och sjukanmäla sig under semesterledighet. I sådant fall ska sjukanmälan ske enligt de normala rutiner som gäller för det vid företaget. Individen är därefter sjukledig och sedvanliga sjuklöneregler ska tillämpas (exempelvis avseende karensdag). Därmed upphör semesterledigheten under den tid som sjukskrivningen varar.
Är en anställd belagd med krav på förstadagsintyg ska sådant intyg på vanligt sätt inges under första sjukskrivningsdagen, oberoende av huruvida den anställde befinner sig på resa inom eller utom Sverige. För övriga ska läkarintyget inges inom den normalt gällande tidsramen om sju dagar ifall sjukskrivningen varar så länge.
När/om den sjukanmälde återgår i tjänst under gällande semesterperiod fortsätter semesterperioden att räknas från den dag sjukskrivningen upphört. Således ska semesterdagar inte dras från den planerade semesterperiod då sjukskrivning råder.
Återkommer inte efter ledighet
Det förekommer tyvärr att anställda inte återkommer i tjänst den dag då semesterledigheten är över och de åter ska börja arbeta. Detta utgör i normalfallet olovlig frånvaro och kan leda till att anställningen upphör. Först måste emellertid arbetsgivaren vanligtvis fullgöra vissa skyldigheter och efterforska var den anställde befinner sig.
Om en anställd plötsligt saknas på sin arbetsplats (eller inte återkommer efter semester) bör ansvarig chef eller personalavdelningen försöka kontakta den anställde och efterhöra vad som hänt. Om det inte lyckas kan man med fördel använda den så kallade anhöriglista som – förhoppningsvis – företaget upprättat. Ett par försök bör göras via telefon och e-post (och på mindre orter kanske även genom att ringa på bostadsdörren) innan nästa steg vidtas.
Lyckas företaget inte få kontakt med sin anställde eller på annat sätt besked om dennes tillstånd bör ett brev sändas rekommenderat till den anställdes anmälda bostadsadress. Ett sådant brev kallas vardagligt för ”Karlstadsbrev” (varför den benämningen används råder det lite olika meningar om, sannolikt uppkom hanteringen med ett sådant brev vid en tvist i Karlstad, helt enkelt). Kontakta gärna Livsmedelsföretagens rådgivning om detta blir aktuellt så kan vi hjälpa till med formuleringarna.
Kontentan av ett ”Karlstadsbrev” är normalt att en anställning kan anses avslutad om inte en anställd reagerar eller återkopplar på brevet inom bestämd tid. Det är därför viktigt att brevet sänds rekommenderat med mottagningsbevis. Hämtas det inte ut anses det ändå delgivet den anställde några dagar efter inlämnandet.
Schemaändringar under sommaren
I många fall finns det behov och önskemål från både arbetsgivare och anställda att göra vissa justeringar i arbetstidschemat under sommaren, exempelvis på grund av semestrar. Kom ihåg att om företaget har en lokal överenskommelse om arbetstidens förläggning så måste en ny överenskommelse nås med lokala livsklubben om ändringar ska ske i befintlig överenskommelse.
Saknas lokal överenskommelse om arbetstidsförläggning vid företaget och i stället den så kallade 9-5-regeln tillämpas vid företaget (livsmedelsavtalet punkt 3.1.2 tredje stycket) så måste normalt lokal medbestämmandeförhandling hållas om ändringar ska ske. Därefter kan företaget besluta om ändringarna inom kriterierna för samma regel.
Notera att enskild anställd alltid ska veta sitt arbetsschema minst 14 dagar före aktuell arbetsdag. (Undantaget givetvis vid beordrat övertidsarbete eller förskjutning av arbetstiden).
Semestervikarier
Under sommarmånaderna är det vanligt med semestervikarier ute på företagen. Kom ihåg att skriva ordentliga och tydliga anställningsavtal, även om det endast rör sig om korta anställningar. På Livsmedelsföretagens hemsida kan ni hämta mallar och goda råd hur anställningsavtal/anställningsbevis bör se ut.
Anställer ni tillfällig personal endast enstaka dagar under en period, är det viktigt att anställningsavtal skrivs för varje enskild dag/period som den anställde arbetar. Om en anställningsperiod överstiger en månad så ska lokala livsklubben erhålla en kopia på anställningsbeviset. Kopia till Livs behöver däremot inte lämnas om anställningsperioden är kortare än så.
Det är viktigt att tillfälligt anställd personal, exempelvis under sommaren, ges en god introduktion till arbetsplatsen, dess arbetsrutiner och säkerhetsrutiner. Finns en personalhandbok eller policydokument ska semestervikarien givetvis få del av den.
Kom ihåg våra arbetsgivarträffar och utbildningar
Slutligen vill jag passa på att påminna om våra kostnadsfria arbetsgivarträffar som äger rum nästa vecka i Helsingborg, Göteborg, Stockholm och digitalt. Ämnet är de nya reglerna i lagen om anställningsskydd och Huvudavtalet. Det går fortfarande bra att anmäla sig via vår kalender.
Inom kort kommer i kalendariet även att läggas upp information om våra kurser i arbetsrätt och arbetsmiljö som äger rum under hösten. Håll därför koll på hemsidan. För första gången sedan pandemin började kommer vi att erbjuda en tvådagars fördjupad arbetsrättsutbildning i internatform. Preliminärt äger den rum i Halmstadstrakten den 7-8 november.
Väl mött!
Henrik van Rijswijk, förhandlingschef
