Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM)

Det ska finnas en arbetsmiljöpolicy (viljeyttring) som beskriver hur arbetsförhållandena i verksamheten skall vara för att ohälsa och olycksfall ska förebyggas och en tillfredställande arbetsmiljö uppnås. De risker som finns i verksamheten är en viktig utgångspunkt när arbetsmiljöpolicyn ska formuleras. Det är viktigt att policyn är så konkret så att den kan följas upp, det vill säga alla ska veta vem som gör vad samt kunna avgöra vilken kompetens, befogenhet och resurser som behövs för att kunna förebygga att ingen råkar ut för ohälsa eller olycksfall.

Rutiner, det vill säga i förväg bestämda tillvägagångssätt, syftar till att få systematik i arbetsmiljöarbetet. Rutiner bör ge besked om när, hur och av vem det systematiska arbetsmiljöarbetet skall genomföras, samt vilka som bör medverka.

Det är särskilt viktigt att på förhand bestämma när och hur undersökning av arbetsförhållandena ska göras. Att planera arbetsmiljöarbetet med hjälp av en årscykel kan underlätta.

En gång om året ska man göra en uppföljning av arbetsmiljöarbetet, alltså gå igenom sina rutiner och samtala kring om man jobbar på ett överenskommet och målinriktat sätt. Resultatet av en sådan genomgång blir underlag för att revidera företagets arbetsmiljöpolicy till kommande år. Om det finns en skyddskommitté på företaget är det lämpligt att den årliga uppföljningen initieras, planeras och dokumenteras av de personer som ingår där. Finns fler än 10 arbetstagare i verksamheten ska den årliga uppföljningen vara skriftlig.

Uppföljningen kan gå till på olika sätt. Exempelvis kan man se över sin statistik för sjukskrivningar, tillbud och olycksfall. Det är också bra att samtala med chefer, arbetsledare, andra arbetstagare och skyddsombud för att förhöra sig om hur arbetsmiljöarbetet fungerar i praktiken. Det finns också flertalet mallar och checklistor att använda sig av. Det finns alltså ingen anledning att uppfinna sin egen utan det är bättre att plocka godbitarna från de mallar som redan finns. Bland annat har Prevent flera användbara checklistor.

I en verksamhet med minst tio anställda ska arbetsmiljöpolicy, rutiner och resultatet av den årliga uppföljningen vara skriftligt dokumenterade.

Film

Introduktion till systematiskt arbetsmiljöarbete (Arbetsmiljöverket)

I det systematiska arbetsmiljöarbetet finns krav på att vissa dokument ska vara skriftliga. Gränsen går vid 10 anställda och det spelar ingen roll vilken slags anställning de har eftersom Arbetsmiljölagen gäller för alla anställda.

De dokument som alla arbetsgivare måste ha, oavsett antal anställda är:

• Riskbedömningar – ska göras regelbundet samt vid förändringar av verksamheten. Risker för ohälsa och olycksfall ska bedömas.
• Handlingsplaner – utifrån riskbedömningarna. De ska innehålla vad som ska göras, när, vem som ansvarar för att det görs och hur/när det ska följas upp.
• Instruktioner – om något moment anses särskilt riskfyllt ska skriftliga instruktioner upprättas.

Om verksamheten har 10 anställda eller fler ska dessutom följande dokument finnas:

• Arbetsmiljöpolicy. Hur vill vi att det ska vara på vår arbetsplats och hur når vi dit?
• Rutiner som beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska gå till.
• Uppgiftsfördelning. VD:n i ett företag kan omöjligt göra allt själv. Detta dokument ska beskriva vem som gör vad i arbetsmiljöarbetet.
• Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Vad har fungerat bra och vad behöver vi förbättra?

Delegering eller fördelning?

I föreskrifterna om Systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) 6 § står det:

”Arbetsgivaren ska fördela uppgifterna i verksamheten på ett sådant sätt att en eller flera chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare får i uppgift att verka för att risker i arbetet förebyggs och en tillfredställande arbetsmiljö uppnås.”

Lagen säger däremot inte hur detta ska gå till. Varje arbetsgivare bör välja en fördelning av uppgifter utifrån sina lokala förutsättningar. I arbetsmiljölagen nämns inte ordet ”delegering” överhuvudtaget, eftersom detta lätt förknippas med att ansvaret delegeras. Ansvaret för arbetsmiljön ligger alltid kvar hos arbetsgivaren, men arbetsmiljöuppgifter kan fördelas till arbetstagare. Arbetsmiljölagens intentioner är att förebygga ohälsa och olycksfall, vilket enklast görs av chefer och arbetsledare ute i linjen där verksamheten pågår. Titta gärna på filmen för att reda ut detta ännu tydligare.

Kort film om uppgiftsfördelning

Uppgiftsfördelning i det systematiska arbetsmiljöarbetet (Arbetsmiljöverket)

I arbetsgivarens systematiska arbetsmiljöarbete ingår att bedöma om verksamheten medför risk för ohälsa eller olycksfall. Planerade ändringar i verksamheten ska också riskbedömas. Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete, AFS 2001:1, reglerar detta genom 8 §.

”När ändringar i verksamheten planeras, skall arbetsgivaren bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas.”

De ändringar som föreskrifterna avser är exempelvis personalförändringar, andra organisationsförändringar, om- och nybyggnation samt ny maskinell utrustning. Det handlar om ändringar som inte utgör del av den dagliga, löpande verksamheten.

Läs mer i Arbetsmiljöverkets broschyr ADI 575 ”Riskbedömning inför ändringar i verksamheten”.

Behöver ni ytterligare stöd i ert riskbedömningsarbete kan ni ladda ner ”Konsekvensguiden” från Prevent, se nedan.

Den psykosociala arbetsmiljön mäts enklast genom observationer, enkäter och samtal. Även om det inte är specifikt lagstiftat att hålla medarbetarsamtal så är det ett utmärkt instrument för att ta reda på hur personalen mår och hur de trivs. Det ger tillfälle till djupare diskussion, både för chefen och för den anställde, utöver de samtal som sker i vardagen. Samtalet bygger på dialog, inte intervju, och kan ibland även behandla saker som kan kännas obekväma. Öppenhet och ärlighet från båda parter är en förutsättning för ett lyckat samtal, liksom avsatt tid och en plats som är ostörd och neutral.

Medarbetarsamtalen kan mycket väl sammanställas för hela arbetsgrupper för att få en bild över den psykosociala arbetsmiljön. Det är viktigt att sammanställningen inte pekar ut någon eller några. Det är också viktigt att lönesamtal och medarbetarsamtal inte sker vid samma tillfälle eftersom lönesamtalet med stor sannolikhet kommer att ”störa” innehållet i medarbetarsamtalet. Rådet är alltså att skilja på dessa.

Det finns ett flertal olika mallar att tillgå, men som med de flesta mallar måste man modifiera dem för att få dem att fungera för sin egen verksamhet och vad man vill få ut av samtalen.

Nedan följer några uppslag på vad man kan diskutera under ett medarbetarsamtal:

• Mål, uppföljning och resultat
• Arbetsuppgifter/arbetsfördelning/befogenheter
• Arbetsmiljö/organisation
• Relation chef-medarbetare
• Samarbete i arbetsgruppen
• Privatliv
• Hälsa och trivsel
• Framtidsplaner/kompetens

En del kan tycka att det inkräktar på medarbetarens integritet att ställa frågor kring en persons hälsa och privatliv, men det kan vara det enda sättet för att veta vilka åtgärder och eventuella anpassningar som kan vara rimliga att göra. Två frågor är centrala i ett medarbetarsamtal:

• Hur mår/trivs du?
• Vad kan jag som chef göra för att du ska må/trivas ännu bättre?

I många fall kan det vara bra att följa upp ett medarbetarsamtal, speciellt om man har satt upp specifika mål tillsammans.

Skyddsrond

Ett sätt att undersöka arbetsmiljön är att gå skyddsrond. Detta ska ske tillsammans med berört skyddsombud (eller annan berörd arbetstagare om det inte finns något skyddsombud) och är ett av de vanligaste sätten att undersöka arbetsplatsens fysiska arbetsmiljö. Syftet med en skyddsrond är att upptäcka vilka risker som finns i arbetet. Många pratar också om att göra psykosociala skyddsronder, vilket i praktiken innebär att prata med medarbetarna för att förhöra sig om hur folk mår och hur klimatet, stämningen, relationerna och trivseln upplevs på arbetsplatsen.

Skyddsronderna ska alltid dokumenteras, även i små företag med färre än 10 anställda.

Man brukar skilja på två varianter av skyddsronder; allmänna eller riktade. I de allmänna skyddsronderna tittar man ofta på ”allt” – exempelvis belysning, buller, arbetsställningar, maskiner, golv, el, nödutgångar, trucktrafik etc. När man gör en riktad skyddsrond så ser man över en aspekt ordentligt. Som exempel kan nämnas riktad skyddsrond med ergonomin som fokus. Då kanske man kan ha med en ergonom från företagshälsovården som expertresurs och bara titta på belastningarna i olika arbetsmoment.

Under skyddsronden gör man bedömningar av vilka risker som finns och hur man kan åtgärda dessa. Det som inte kan åtgärdas på en gång ska förtecknas i en skriftlig handlingsplan. Det är arbetsgivaren som har ansvaret för arbetsmiljön och som ska se till att brister och risker ska rättas till, men alla medarbetare har ett ansvar att bidra i arbetsmiljöarbetet. Alla kan bidra med lösningar på olika problem genom de erfarenheter man har. Skyddsombuden ska ha ”specialglasögon” på sig för att vara extra uppmärksam på brister och risker.

Det rekommenderas att alla anställda gör en liten ”skyddsrond” kring sin egen arbetsmiljö varje dag. Det vill säga om man upptäcker något på arbetsplatsen som skulle kunna resultera i tillbud, olyckshändelse eller ohälsa har man ansvar att rapportera detta till arbetsgivaren så att bristen rättas till. Man väntar inte till att nästa skyddsrond ska göras.

Det finns allmänna skyddsrondschecklistor framtagna för bagerier och konditorier.

Det finns mycket material och checklistor, som kan användas vid skyddsronder, andra arbetsmiljöundersökningar eller vid riskbedömningar, att hämta på ett flertal ställen på nätet. Prevent har många bra allmängiltiga checklistor. Prevent har också en informationssida som specifikt vänder sig till bagerier/konditorier.

På Arbetsmiljöverkets hemsida finns också mycket material att hämta. Under rubriken ”Checklistor” finns en mängd olika checklistor för olika ändamål och situationer. Under rubriken ”Broschyrer” finns många olika broschyrer som ofta baseras på Arbetsmiljöverkets föreskrifter. Syftet med dessa broschyrer är att med hjälp av illustrationer och korta förklarande texter reda vi ut vad som gäller i arbetsmiljöarbetet.

Arbetsmiljöupplysningen har också en bra och matnyttig webbsida, med flera temasidor.