Den psykosociala arbetsmiljön mäts enklast genom observationer, enkäter och samtal. Även om det inte är specifikt lagstiftat att hålla medarbetarsamtal så är det ett utmärkt instrument för att ta reda på hur personalen mår och hur de trivs. Det ger tillfälle till djupare diskussion, både för chefen och för den anställde, utöver de samtal som sker i vardagen. Samtalet bygger på dialog, inte intervju, och kan ibland även behandla saker som kan kännas obekväma. Öppenhet och ärlighet från båda parter är en förutsättning för ett lyckat samtal, liksom avsatt tid och en plats som är ostörd och neutral.
Medarbetarsamtalen kan mycket väl sammanställas för hela arbetsgrupper för att få en bild över den psykosociala arbetsmiljön. Det är viktigt att sammanställningen inte pekar ut någon eller några. Det är också viktigt att lönesamtal och medarbetarsamtal inte sker vid samma tillfälle eftersom lönesamtalet med stor sannolikhet kommer att ”störa” innehållet i medarbetarsamtalet. Rådet är alltså att skilja på dessa.
Det finns ett flertal olika mallar att tillgå, men som med de flesta mallar måste man modifiera dem för att få dem att fungera för sin egen verksamhet och vad man vill få ut av samtalen.
Nedan följer några uppslag på vad man kan diskutera under ett medarbetarsamtal:
- Mål, uppföljning och resultat
- Arbetsuppgifter/arbetsfördelning/befogenheter
- Arbetsmiljö/organisation
- Relation chef-medarbetare
- Samarbete i arbetsgruppen
- Privatliv
- Hälsa och trivsel
- Framtidsplaner/kompetens
En del kan tycka att det inkräktar på medarbetarens integritet att ställa frågor kring en persons hälsa och privatliv, men det kan vara det enda sättet för att veta vilka åtgärder och eventuella anpassningar som kan vara rimliga att göra. Två frågor är centrala i ett medarbetarsamtal:
- Hur mår/trivs du?
- Vad kan jag som chef göra för att du ska må/trivas ännu bättre?
I många fall kan det vara bra att följa upp ett medarbetarsamtal, speciellt om man har satt upp specifika mål tillsammans.
Skyddsrond
Ett sätt att undersöka arbetsmiljön är att gå skyddsrond. Detta ska ske tillsammans med berört skyddsombud (eller annan berörd arbetstagare om det inte finns något skyddsombud) och är ett av de vanligaste sätten att undersöka arbetsplatsens fysiska arbetsmiljö. Syftet med en skyddsrond är att upptäcka vilka risker som finns i arbetet. Många pratar också om att göra psykosociala skyddsronder, vilket i praktiken innebär att prata med medarbetarna för att förhöra sig om hur folk mår och hur klimatet, stämningen, relationerna och trivseln upplevs på arbetsplatsen.
Skyddsronderna ska alltid dokumenteras, även i små företag med färre än 10 anställda.
Man brukar skilja på två varianter av skyddsronder; allmänna eller riktade. I de allmänna skyddsronderna tittar man ofta på ”allt” – exempelvis belysning, buller, arbetsställningar, maskiner, golv, el, nödutgångar, trucktrafik etc. När man gör en riktad skyddsrond så ser man över en aspekt ordentligt. Som exempel kan nämnas riktad skyddsrond med ergonomin som fokus. Då kanske man kan ha med en ergonom från företagshälsovården som expertresurs och bara titta på belastningarna i olika arbetsmoment.
Under skyddsronden gör man bedömningar av vilka risker som finns och hur man kan åtgärda dessa. Det som inte kan åtgärdas på en gång ska förtecknas i en skriftlig handlingsplan. Det är arbetsgivaren som har ansvaret för arbetsmiljön och som ska se till att brister och risker ska rättas till, men alla medarbetare har ett ansvar att bidra i arbetsmiljöarbetet. Alla kan bidra med lösningar på olika problem genom de erfarenheter man har. Skyddsombuden ska ha ”specialglasögon” på sig för att vara extra uppmärksam på brister och risker.
Det rekommenderas att alla anställda gör en liten ”skyddsrond” kring sin egen arbetsmiljö varje dag. Det vill säga om man upptäcker något på arbetsplatsen som skulle kunna resultera i tillbud, olyckshändelse eller ohälsa har man ansvar att rapportera detta till arbetsgivaren så att bristen rättas till. Man väntar inte till att nästa skyddsrond ska göras.
Det finns allmänna skyddsrondschecklistor framtagna för bagerier och konditorier.